Снизили стоимость бизнес-процесса "продажи" на 30%

Клиент:

Крупная компания в сфере организации конференций и конгрессов. На рынке больше 20 лет. Организация мероприятий федерального и международного масштаба.

Проблема:

Использование CRM не по назначению. Воронка продаж – большой инкубатор задач, без систематизации и качественной обработки информации.  В связи с чем, каждый этап продаж сопровождается длительными ожиданиями, звонками друг другу с напоминанием о том, что какой-то документ не прогрузили. Больше 30 этапов в бизнес-процессе «продажи».

Цель:

🎯 Снизить себестоимость бизнес-процесса

🎯 Регламентировать движение документов и задач внутри процесса

🎯 Повысить маржинальность процесса за счет упрощения и внедрения автоматизации

Решение:

📍 Провели серию глубинных интервью с участниками процесса.

Это позволило выявить несоответствия в восприятии и последовательности выполнения задач.

📍 Сформировали прототип воронки в excel, на каждом этапе выписывая все необходимые действия.

На текущем этапе важно было записать все, как есть. Чтобы дальше можно было качественно переработать материал, формируя автоматические связки.

📍 Провели расчет маржинальности бизнес-процесса

Мы посчитали сколько времени тратится на процесс от его старта до финиша. Учли зарплаты, амортизацию от операционной деятельности, купленные системы и прочие мелочи.

📍 Вышли на большое стратегическое совещание с ЛПР (с исполнителями мы уже пообщались)

Один из самых трудных этапов, когда с помощью механик фасилитации совещаний - ЛПР самостоятельно приходят к выводу о сокращении или модернизации некоторых этапов воронки.

Больше 3 часов длилось совещание. 10 ЛПР. И, наше видение ситуации отразилось в том, что мы обсудили и зафиксировали 12 реально-необходимых этапов воронки.

Сокращение всего бизнес-процесса практически на 60%

📍 Изучили все нюансы внутренней CRM.

Выявили возможные элементы автоматизации, которые позволят уже сейчас начать работать без привлечения дополнительного бюджета на доработки. Это всегда важно, если есть возможность что-то упростить и не тратить деньги, мы стараемся найти этот путь.

Однако, если бюджет необходим для следующего шага или его отсутствие вредит всему процессу – мы защищаем бюджет.

В этом случае повезло и нам и компании.

📍 Написали техническое задание.

Так как мы всегда работаем с NDA, у нас был доступ в CRM. Мы смогли показать этапность прямо в самой системе. Однако то, что должно было происходить на каждом этапе – пришлось описать в отдельном документе.

✔️ Основная суть автоматизации и сокращения времени на ненужные действия была в последовательном вводе в процесс исполнителей. До тех пор, пока карточка сделки не достигала этапа, в котором человек становится необходим – он даже не видел этой задачи. Это позволило повысить фокус внимания исполнителей на текущих, актуальных вопросах.

✔️ Также, часть этапов получила свои таймеры на автоматический перенос карточки сделки в другие этапы с разветвленной системой автоматического оповещения менеджеров.

✔️ В карточке появились дополнительные поля. Заполнение которых стало обязательным для каждого этапа. На новый этап карточка не двигалась, если поля были не заполнены.

📍 Провели совещание-разбор ТЗ с интегратором.

Чтобы то, что описано в ТЗ и сформулировано в качестве прототипа было понятно и выполнимо.

📍 Совещание с ЛПР

Как только мы получили подтверждение выполнимости того, что запланировали – провели еще одну встречу с ЛПР. Показали суть воронки и то, как она будет работать дальше

📍 Сформулировали и написали регламенты на каждый подпроцесс у основного процесса.

А также нарисовали единую схему бизнес-процесса «продажи» в логике воронки, с поэтапным указанием сотрудников, времени на выполнение, ресурсов, конечного продукта каждого этапа и, что самое важное, пересечение с другими процессами.

Этот пункт позволил компании получить наглядные схемы и текстовые документы с описанием действий каждого участника. Так появились регламенты.

📍 Предоставили новый расчет стоимости бизнес-процесса.

В новой интерпретации, стоимость процесса сократилась на 30%. В том числе освободилось время у исполнителей на другие задачи, которые мертвым грузом остановились около месяца назад.

📍 Запустили разработку и провели демонстрацию.

После того, как интеграторы выполнили задачу, мы собрали всех, кто причастен к процессу и повели демонстрацию работы в воронке. Ответили на все дополнительные вопросы.

Запись встречи, разумеется, оставили в базе знаний компании.

Результаты работы:

🔥 Себестоимость процесса снижена на 30%

🔥 В компании внедрен ряд регламентов для выполнения задач, связанных с процессом. Все регламенты в открытом доступе в виде документов и презентаций.

🔥 Проведено обучение персонала

🔥 Маржинальность процесса увеличена на 15%. При том же объёме выручки маржинальность стала выше, так как доля затрат в стоимости услуги снизилась.

Выводы:

1️⃣ Перед внедрением CRM системы заказывайте или пишите сами каталог бизнес-процессов. И документ, определяющий, какие процессы будут закрыты новой автоматизированной системой. Вы должны сами четко понимать, какую часть работы и в каких именно процессах вы автоматизируете новой системой.

2️⃣ Перед введением в эксплуатацию новой системы – пройдите курс обучения всем бесплатно-доступным настройкам системы. Внутри компании должен быть хотя бы один специалист, способный говорить на языке интегратора. Лучше один раз потратить деньги на обучение внутреннего специалиста, чем годами платить интегратору за плохие доработки.

3️⃣ Если вы только планируете внедрять новую систему, не обязательно CRM – у вас 100% многие процессы исторически усложнились. Пройдите процесс упрощения процессов перед внедрением.

4️⃣ Потеря денег на тяжелых коммуникациях, или на бизнес-процессах, которые утыканы ненужными задачами, коммуникациями или действиями и документами – это не миф. Иногда, чтобы начать обрабатывать больше заявок, достаточно сделать сам процесс обработки проще. И почти всегда для этого нужен взгляд со стороны.

5️⃣ Если вы не знаете, кому поручить упрощение или создание регламентов к бизнес-процессам, подсказываем: это задача операционного директора. Но даже с директором не будет лишним обратиться в консалтинговую компанию, специализирующуюся на этом.

Если вы узнали в истории свои бизнес-процессы. Тоже понимаете, что вокруг много действий, но не все они нужны, чтобы зарабатывать действительно качественно – оставляйте заявку на обратный звонок.

Разберемся вместе.